La gestión documental es un elemento clave dentro de un Sistema de Gestión. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, como de Compliance Penal, Prevención de Blanqueo de Capitales… todos ellos deben contar con un adecuado control sobre la documentación.
Esto supone, principalmente, documentar, paso por paso, los procedimientos que se deben llevar a cabo dentro de la organización. Entre las políticas y procedimientos que una organización debería contar, podemos mencionar:
- Política de seguridad.
- La política de uso correcto de los dispositivos electrónicos.
- Política de protección de datos.
- Procedimiento de comunicaciones seguras.
- Procedimiento de uso de los controles criptográficos.
- Plan de formación y concienciación.
¿Cuáles son los beneficios de imponer un sistema de gestión documental en tu empresa?
Gracias a ello, cada uno de los empleados de la entidad conocerán cuáles son sus roles y responsabilidades. Y no solo eso, sino también tendrán acceso, de manera sencilla, a los deberes del resto de asalariados. Esto permitirá a la empresa establecer unos objetivos comunes, y trabajar todos en esa dirección.
Asimismo, los beneficios también se plasmarán en sentido contrario. Es decir, en todo momento se conocerá quién, cómo, cuándo y ante qué circunstancias se han realizado las actividades de la organización. Para ello, también se deben llevar, entre otros, diversos registros:
- Acciones correctivas.
- Notificaciones de violaciones de seguridad.
- Auditorías relaizadas, tanto internas como externas.
- Atención de ejercicios de derechos.
- Actividades de formación y concienciación.
- Análisis de operaciones sospechosas.
Todas estas acciones, destinadas a guardar el deber de responsabilidad proactiva, se pueden registrar fácilmente gracias a la herramienta COMPaaS. En ella, podrás documentar y demostrar el cumplimiento de tus obligaciones en tres de los ámbitos más importantes para tu empresa: Compliance Penal; Protección de Datos y Privacidad; y Prevención de Blanqueo de Capitales y Prevención del Terrorismo.
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